Istruzioni per l’inserimento di una segnalazione
Dall’home page della piattaforma utilizzare la funzione: “Inserisci segnalazione”.
La funzione “Inserisci segnalazione” farà comparire un form on line per l’invio della segnalazione.
Come specificato anche nel form on line, l’inserimento dei dati NON contrassegnati da asterisco (*) è opzionale.
Se si decide di inserire una segnalazione NON anonima, tramite gli appositi campi è possibile inserire il proprio nome/cognome e/o il tipo di rapporto che si ha (o si aveva all’epoca dei fatti) con l’Azienda verso cui si sta inviando la segnalazione. Inoltre, è possibile rimanere informati dello stato di avanzamento della segnalazione inserendo il proprio indirizzo e-mail.
Il segnalante sia in fase di inserimento della segnalazione sia successivamente durante il monitoraggio della gestione della segnalazione può usufruire della funzione “Resta informato”.
Attraverso questa funzione il segnalante può venire avvisato tramite mail degli aggiornamenti della segnalazione.
Il segnalante può così indicare l’indirizzo e-mail dove far arrivare gli aggiornamenti. Dopo aver inserito due volte la mail arriverà prima una mail per convalidare la mail e solo dopo la conferma si riceveranno gli aggiornamenti.
In qualsiasi momento il segnalante può modificare o disiscrivere la e-mail per questa funzione.
Allo stesso modo, è possibile inserire nell’apposita area “Altre persone coinvolte” i nomi delle altre
persone coinvolte (soggetto segnalato, altri soggetti a conoscenza, etc..), se note.
Nella sezione “Oggetto della segnalazione” del form on line va selezionata la tipologia di segnalazione tra quelle presenti nel menù a tendina; questa scelta è obbligatoria e indirizzerà la segnalazione verso il relativo gestore designato dall’Azienda. Nella sezione “Oggetto della segnalazione”, inoltre, è presente l’apposito campo (obbligatorio) dove inserire la descrizione del fatto che si sta segnalando. Il form on line include un avviso per il segnalante in cui si raccomanda di non inserire informazioni sensibili/personali non necessarie alla segnalazione, e di utilizzare gli appositi campi descritti sopra per esplicitare nomi e cognomi delle persone coinvolte.
Nella stessa sezione è possibile allegare file (pdf, immagini, documenti).
Per poter procedere con l’invio della segnalazione, infine, è necessario leggere e confermare il disclaimer sulla generazione del codice segnalazione e relativa password; è inoltre possibile per il segnalante prendere visione dei “Termini e condizioni di utilizzo”.
A questo punto il sistema genererà e renderà disponibili a video due codici:
- Il numero autogenerato della segnalazione appena inserita;
- La password di accesso alla segnalazione appena inserita.
Tramite l’apposita funzione “Copia negli appunti” è possibile copiare nella clipboard del dispositivo i due codici generati.
Per finalità di sicurezza, le comunicazioni inviate al segnalante via mail per informarlo che la propria segnalazione è stata aggiornata, includono solo il riferimento a SignalEthic e le ultime cifre del numero di segnalazione (al fine di permettere al segnalante di identificare la specifica segnalazione). Non includono, quindi, nell’oggetto o nel corpo della mail il nome del segnalante, il nome dell’azienda o altre informazioni che potrebbero permetterne l’identificazione. I log delle attività del segnalante non includono informazioni identificative quali indirizzi IP e User Agent.
